Nestes tempos de coronavírus muito se tem discutido sobre medidas para reduzir a propagação do vírus que já é considerado uma pandemia. Milhares de empresas estão tomando medidas preventivas, visando o bem-estar de seus profissionais.
O trabalho remoto se tornou a melhor opção para muitas equipes, mas muito ainda vem sendo discutido sobre como manter os níveis de produtividade das equipes.
Um dos setores mais afetados foi o RH, que, além de se ter a missão de garantir a saúde dos colaboradores, ainda precisa lidar com o clima organizacional neste momento.
Antes de mais nada, gostaria de me apresentar! :)
Meu nome é Elissandra da Mata e eu ajudo profissionais de RH a se tornarem referência como generalistas no modelo de gestão de pessoas mais estratégico da atualidade.
Neste artigo, falaremos deste assunto sob duas perspectivas:
Dicas voltadas para o próprio RH
Dicas voltadas sobre ações que podem ser feitas com os colaboradores
AÇÕES VOLTADAS PARA O PRÓPRIO RH
Reavalie seus processos
Aproveite o momento para analisar os principais problemas das equipes, revise os indicadores e pense qual a melhor forma de solucionar problemas.
Tente olhar de fora e pense: será que seus processos estão otimizados da melhor forma? O quanto isso tem colaborado nesse momento para o trabalho remoto?
Este é o momento de estruturar processos que consigam ser cumpridos remotamente, e ajustar processos de já existem para que estejam preparados para o retorno de todos no pós-pandemia.
Abra os olhos para a transformação digital
Analise os pontos mais críticos e procure uma solução tecnológica para eles. Será que seus processos estariam melhores nesse momento com a ajuda da tecnologia?
A transformação digital chegou e as empresas que já são aderentes saíram na frente durante essa crise.
É importante observar que muitos recursos tecnológicos que descobrimos durante a Pandemia por um motivo de necessidade, podem continuar em nossas rotinas também no pós-pandemia. Já comece a analisar o que vai mudar em seus processos com tudo isso que está experimentando de novo.
Repense os benefícios que a sua empresa oferece
Quando se fala em benefícios para os colaboradores, logo surgem os problemas com orçamento. Mas e se você pudesse oferecer benefícios que não custam quase nada?
O trabalho remoto, por exemplo, é um método que a muitas das empresas já tem usado para recrutar novos profissionais, mas o home office também é uma opção para aqueles que trabalham diariamente alocados na empresa.
Caso não seja possível, em cargos mais operacionais e que dependem de recursos específicos, repense sobre folgas como uma bonificação para os profissionais. Além de melhorar os níveis de produtividade, você também melhora a retenção de talentos.
Adquira novos conhecimentos
Durante este período de crise, é importante que os profissionais se mantenham atentos nas informações, tanto do mundo, quanto do setor. Por isso, é uma boa oportunidade para colocar os conhecimentos em dia e se especializar.
Treinamento e desenvolvimento É fundamental para manter um time de sucesso, mas com o grande volume de tarefas do dia-a-dia, pode ser difícil aplicar esse tipo de ação. Aproveite a crise e invista no conhecimento dos seus profissionais.
Continue com seus processos, remotamente.
Para evitar contato físico e aglomerações, outra opção que a empresa tem é realizar alguns processos a distância, remotamente. No RH, por exemplo, as entrevistas de recrutamento e seleção podem ser feitas por meio de vídeo, bem como os treinamentos. Afinal, a tecnologia facilita estas atividades.
Outros processos que podem ser realizados remotamente via internet são implantações, resolver questões que seriam discutidas em reuniões, contato com fornecedores, entre outros. Tudo é uma questão de adaptação. Pense como o RH pode ajudar todos os demais setores nisso.
AÇÕES VOLTADAS PARA OS COLABORADORES
Cuide das pessoas
É isso mesmo. O primeiro passo é realmente cuidar das pessoas envolvidas no processo, tanto os gestores quanto os colaboradores precisam passar por um processo de sensibilização e capacitação.
É um momento de entender sobre o assunto, discutir as vantagens e desvantagens para ambos e fazer a melhor escolha.
Cuide principalmente do emocional das pessoas, fazendo com que elas não percam o vínculo com a empresa.
Informar as pessoas
Eu sei que muitas pessoas já têm acesso diariamente a várias informações sobre o COVID-19, mas é importante existir um canal de comunicação sobre isso com a própria empresa, com regras do que deve ser feito, indicações do que deve ser observado e uma chamada para contato com a empresa caso eles precisem.
Evitar a entropia de informação (a confusão causada pela falta de informação) e também evitar as fakes news é muito importante para a empresa. Manter todos os colaboradores na mesma sintonia. Se comunique com seus colaboradores.
Transparência e Confiança
Neste momento estamos lidando com expectativas. Pensar no que pode ou não acontecer gera ansiedade e medos, o que reflete diretamente na produtividade e na relação de confiança com a empresa.
Independentemente de qual seja a “verdade” que sua empresa esteja passando, é necessário existir uma comunicação clara e transparente com todos os colaboradores.
Criar ações para clima organizacional
Fazer pesquisa com os colaboradores coletando seus pensamentos, sentimentos, medos e dúvidas neste momento. É um material rico de geração de informação inteligente para que você possa traçar ações que trabalhem os pontos levantados.
Pergunte aos seus colaboradores
Como você está se sentindo neste momento que estamos vivendo? Liste seus sentimentos mais presentes no dia a dia.
Quais são seus maiores medos neste momento? Em relação ao presente, futuro e também relacionado ao seu profissional.
Quais são suas maiores dúvidas neste momento? Se você pudesse fazer quantas perguntas quisesse diretamente ao nosso CEO, o que perguntaria?
Como você está lidando com o home office? Quais estão sendo seus maiores desafios?
Treinamento para home office
As pessoas simplesmente não sabem como manter a produtividade trabalhando de casa.
Eu, trabalho Home Office há 2 anos e nas minhas 2 empresas todos os meus colaboradores também trabalham nesta modalidade. Posso então dizer com experiência de causa que a adaptação para o trabalho em casa é complicado.
Então a empresa precisa se preocupar não somente em liberar seus colaboradores, mas em prepará-los para isso.
Segue então dicas para ser mais produtivo trabalhando em casa:
Criar uma rotina
Se você não tem horários definidos é muito fácil se dispersar e não fazer o que tem que ser feito. Outro risco é trabalhar demais.
A dica para criar seu expediente é descobrir em qual horário você rende mais.
O ambiente faz toda diferença
Escolha um cômodo da sua casa para ser o seu escritório. Ter um ambiente próprio para trabalhar dentro de casa faz com que os outros cômodos não lhe remetam ao seu ofício diário.
As distrações serão as maiores inimigas
A dica é desativar as notificações enquanto estiver trabalhando ou colocar o celular em “modo avião”.
Reunião de acompanhamento
Ao menos uma ou duas vezes por semana via qualquer aplicativo que a empresa use (há inúmeros no mercado que permitem reunião virtual, conference call, etc) proponha que as equipes façam uma reunião de alinhamento de metas para a próxima semana e de fechamento da semana que se passou.
Ferramentas na nuvem também são importantes para armazenar o desenvolvimento dos projetos em banco de informações - assim, ninguém fica fora do processo de gestão.
Deixar claro os horários
Definir os horários em que o funcionário deve ser encontrados por estar a trabalho, isso os ajuda a se organizarem. O inverso também é fato: acabou o horário, a empresa deve respeitar o horário de descanso do funcionário.
Envolver os familiares
Para que todos colaborem com o “ambiente novo de trabalho” (ou seja, a casa-apartamento!). Solicite o respeito à atividade e que não haja interrupções. Uma boa dica é usar um sinalizador verde ou vermelho que é colocado na porta ou em um local visível para indicar que está ao telefone ou em uma tarefa que exige concentração/foco e não deve sofrer interrupções.
Crie uma política de trabalho
O segundo passo é estabelecer uma política para esse trabalho remoto. Para isso, deve-se reunir todos os envolvidos e discutir os papéis de cada um, tirando dúvidas e esclarecendo todos os pontos, inclusive jurídicos.
Estabeleça compromissos e expectativas
Para ambos os lados, esse passo é fundamental. Na pauta, devem estar pontos como resultados, entregas, comprometimento, perspectivas, entre outros. Lembrando que devem ser estabelecidos tanto para o colaborador quanto para o gestor/empregador.
Condições de trabalho
Esse é um ponto bem delicado na negociação, por isso, deve ser traçado desde o início. Para que o colaborador possa desenvolver todas suas atividades em casa, assim como faria na empresa, é preciso que ele tenha todas as ferramentas à disposição, como computador, celular, internet, entre outros.
Suporte
Após a implantação, a gestão precisa dar todo o suporte necessário ao colaborador, acompanhando-o e criando instrumentos para a produtividade. Quem está em casa, precisa ter um canal de comunicação para contar o que está acontecendo.
Desligamento humano
Não está sendo incomum que as empresas tenham que tomar certas decisões de desligamento neste momento de crise.
Não faça o desligamento por e-mail ou whatsapp. O próprio líder do colaborador deve ligar através de uma chamada de vídeo profissional e seguir todo o protocolo de desligamento como deve ser.
O RH deve ligar em seguida, fazendo a entrevista de desligamento e oferecendo apoio. Principalmente deixando claro para o colaborador que existe a possibilidade de ele voltar ao trabalho quando a empresa se recuperar.
Até aqui, fica claro que neste momento de pandemia, muito mais do que cumprir com a legislação é ter a sensibilidade de cuidado com o próximo, avaliar qual é a real necessidade, adaptação e posição da empresa.
Não esqueça do seu principal papel: Manter as pessoas saudáveis fisicamente e mentalmente.
Então não se esqueça também de seguir todas as recomendações do Ministério da Saúde e manter os colaboradores com o mínimo de risco de contaminação possível, principalmente para aqueles que não puderam fazer o trabalho remotamente e permanecem na empresa.
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