O processo de desligamento de um funcionário, ou offboarding como é conhecido, seja por motivos de dispensa da empresa ou por escolha do próprio empregado, é um assunto delicado para as empresas e requer alguns cuidados para que não gere repercussões negativas caso seja mal conduzido.

Esse processo representa o encerramento de um contrato de trabalho e pode afetar diretamente às expectativas da empresa em relação ao empregado ou vice-versa. Por esse motivo, é essencial que a equipe de RH esteja preparada para conduzir essa tarefa de forma correta e o mais amigável possível.

Importância do Processo de Desligamento

Muitas empresas ainda não conseguem perceber a importância de desenvolver um processo de offboarding bem-sucedido. Entretanto, assim como o processo de onboarding, que recebe muita atenção do RH, o desligamento deve receber os cuidados adequados, pois em casos que não ocorra de forma planejada, a organização pode enfrentar diversos contratempos.

Os principais problemas nessa situação, são os atrasos das tarefas e processo que eram desenvolvidas pelo funcionário em questão, mas podem chegar a situações mais graves, como a geração de uma imagem negativa da empresa no mercado, dificultando as novas contratações.

O RH, portanto, deve entender os motivos do processo de desligamento do funcionário para poder explicar ao ex empregado o porquê, além de estar sempre atento a todos os procedimentos burocráticos que envolvem a rescisão do contrato de trabalho.

Preparando os Líderes para o processo de Desligamento

Como os líderes são os responsáveis diretos pelo processo de desligamento de um colaborador, eles devem ser treinados para lidar com esta situação da forma mais assertiva possível, independentemente se o colaborador está sendo desligado ou está pedindo demissão.

A comunicação da demissão e as explicações necessárias devem ser feitas pelo superior responsável pela equipe do ex-funcionário. Ele deve explicar os motivos e estar preparado para responder às perguntas feitas por seu time sobre esse assunto.

Ações a serem tomadas antes do desligamento

Antes do desligamento é importante haver uma preparação de ações que tornarão o processo menos desgastante tanto para a empresa, quanto para o funcionário. Além disso, são ações que deixarão o ambiente mais propício e organizado para tal.

• Decisão final: o comunicado sobre a demissão ao funcionário deve ser apenas após a decisão do desligamento ser efetivamente tomada. Portanto, é importante avaliar bem a situação por meio de análises feitas sobre o desempenho do colaborador e ter a certeza de que ele já teve todas as oportunidades possíveis de melhora.
• Preparação do colaborador: a demissão não pode ser um processo ocorrido de uma hora para outra. Os superiores precisam alertar o profissional sobre o seu fraco desempenho e dar oportunidades para que ele apresente melhorias em sua postura. Dessa forma, caso o processo de desligamento tenha mesmo que acontecer, o funcionário não ficará surpreso.
• União da documentação necessária: antes da demissão, o RH deve preparar toda a documentação necessária para dar embasamento a essa decisão. Isso é extremamente importante, pois não deixa nenhuma lacuna para o funcionário tentar entrar com algum processo trabalhista no futuro.
• Rescisão: algumas questões devem ser resolvidas antes do momento do processo de desligamento, como último salário, objetos de trabalho que estão em posse do colaborador, se ele poderá cumprir aviso prévio, ou não, entre outras informações que podem auxiliar o processo.
• Proteção da empresa: por mais que um funcionário desligado seja considerado confiável e seja muito conhecido por sua equipe, a empresa precisa tomar todos os cuidados no processo de demissão. Realize backups de todos os arquivos do ex empregado antes de comunicar a demissão e suspenda seu acesso às informações da organização.

Ações a serem tomadas durante o desligamento

O momento do desligamento é desagradável e desconfortável para ambos os lados. Deixar o ambiente mais favorável e o clima mais leve pode ajudar.

• Não contrate empresas terceirizadas: o processo de desligamento de um funcionário é uma tarefa muito pessoal e não deve ser delegado a outro departamento ou empresa terceirizada, deve ser feita pelo chefe direto do funcionário com o auxílio do RH.
• Prefira o começo da semana: realizar o processo logo no começo da semana é favorável à empresa, que estará disponível para responder às possíveis perguntas dos demais colaboradores sobre a questão, além de ser mais fácil para o funcionário desligado, que poderá tomar todas as providências necessárias ao invés de ter de esperar o final de semana passar. Também é preferível que o desligamento seja feito ao final do expediente, para que o colaborador desligado já possa ir direto para casa digerir tudo com calma.
• Seja profissional ao chamar o empregado: é extremamente importante que o momento de chamar o funcionário seja formal. O responsável pelo processo deve ligar ou ir diretamente a mesa da pessoa que será desligada para pedir que vá até a sua sala. Buscar não antecipar a situação, sendo o mais breve e natural possível.
• Escolha do ambiente adequado: o local da reunião de desligamento também deve ser bem pensado. Priorize ambientes fechados para evitar que o funcionário sofra qualquer tipo de exposição e constrangimento desnecessários. É ideal que um colaborador do RH esteja presente quando em casos que podem gerar maior conflito.
• Deixe tudo esclarecido: logo no início da reunião explique o motivo do colaborador estar ali e quais são as razões da empresa para o desligamento. É fundamental explicar de forma clara e breve a causa da demissão para não confundir o colaborador.

Ações a serem tomadas após o desligamento

Após o desligamento do colaborador, o processo ainda não acabou! Seguem alguns pontos importantes a serem avaliados após o desligamento:

• Comunicar toda a equipe: para evitar que rumores se espalhem, é importante que uma declaração oficial seja realizada pela liderança da equipe, esclarecendo os motivos do desligamento do colaborador e respondendo as possíveis perguntas que possam surgir.
• Avaliação interna: é importante ressaltar que, na maioria das vezes o erro não foi apenas da pessoa demitida, a empresa pode ter sua parcela de culpa em relação a seus processos, como o procedimento admissional, a motivação da equipe, entre outros. Portanto, é necessário fazer reflexões, como: “Nossos processos estão realmente prontos para escolher a pessoa certa, realizar treinamentos e medir desempenho?” Avalie o que pode melhorar para reduzir casos futuros de demissão.
• Planejar o período de cumprimento de aviso do colaborador: Para muitos este momento é de constrangimento e desconforto. Para a empresa envolve riscos, principalmente quando a pessoa está com raiva ou descontente. Planejar quais atividades a pessoa irá fazer para proteção de documentos e informações importantes para a empresa, bem como para a proteção dos sentimentos do colaborador é de extrema importância.

Atitudes importantes para o líder no processo de desligamento

Sermões nessa hora têm pouco efeito, porque ele sempre ficará pensando nas contas que tem para pagar e achará que foi uma injustiça acontecer justo “naquela hora”, recomenda-se:

• Generosidade – Comece a conversa valorizando os pontos positivos e, em seguida, aconselhe para que se corrija as deficiências que causaram o desligamento.
• Respeito – O tratamento atribuído ao colaborador poderá ajudar muito a melhorar sua auto-estima e na difícil missão de procurar um novo emprego.
• Empatia – Sempre se coloque no lugar do outro e reflita de que forma gostaria de ser tratado se os papéis estivessem invertidos, ou seja, se fosse demitido.
• Auto-avaliação – Algumas perguntas ajudam o líder a melhorar sua performance e aumentar o ciclo de vida de seus funcionários, por exemplo: o profissional errou sozinho? Você fez tudo que podia para ajudá-lo a ser bem-sucedido? Foi feita alguma avaliação de desempenho para detectar pontos deficientes? Você promoveu ou incentivou o treinamento do colaborador?
• Transparência – A demissão de um dos membros da equipe causa insegurança e desequilíbrio em todo o grupo. Portanto, informe os motivos que levaram à demissão, desde que isso contribua para o crescimento dos funcionários que ficaram e não exponha o que saiu.

Em caso de pedido de demissão pelo colaborador

Muitos líderes e empresas são surpreendidos quando o colaborador pede demissão. E agora, quando é indicativo fazer uma proposta para que ele permaneça na empresa? Ela precisa sempre ser financeira? Para começar, depende do valor que essa pessoa agrega ao negócio. 

Se for alguém de difícil substituição, o jeito é negociar sua permanência. O custo de encontrar outro com o mesmo talento e treiná-lo pode ser grande, além de ser sempre uma incógnita. É importante entender que a negociação não deve necessariamente envolver valores

O passo seguinte é ouvir o que o funcionário tem a dizer e analisar as razões do pedido. Há casos em que o profissional está descontente com a função, com a pouca possibilidade de crescer, o ambiente de trabalho ou algum colega ou chefe. Há pessoas que saem porque não estão ali apenas para ganhar dinheiro, mas para colocar em prática seu potencial e, às vezes, a empresa e a função não permitem isso. Pode ser que tenha recebido uma oferta de outra companhia e isso nem seja interessante do ponto de vista financeiro, mas da possibilidade de carreira. Ou pode até ser uma marca ou função que dê mais status e possibilidade de relacionamentos, se for isso que o colaborador busca.

Independentemente do motivo, a verdade é que se trata de uma situação sempre complicada, e não existe uma resposta que sirva para todas as situações. A única regra básica é: uma proposta para que o funcionário fique deve sempre estar associada à causa do pedido de demissão. Daí a importância de o líder ter uma conversa franca com o profissional para entender se ele realmente tem interesse em continuar na empresa e se os motivos do pedido de demissão podem ser contornadas.

Entrevista de Desligamento

A entrevista do processo de desligamento é essencial para a empresa melhorar seus resultados e evitar futuras demissões. Seu objetivo é ajudar o colaborador a compreender as causas que levaram a empresa a tomar essa decisão, além de permitir que o ex empregado seja ouvido.

As informações obtidas na entrevista de desligamento são úteis para a corporação avaliar seus processos e orientar a liderança sobre a situação atual da empresa. Portanto, é importante que o RH as utilize, mensure e analise.

Por meio dos resultados obtidos com o compilado de dados, o RH deve fornecer um feedback aos líderes de cada departamento e até mesmo à diretoria, que poderá cruzar as informações com outros indicadores de desempenho da empresa, como o número de absenteísmo e rotatividade de funcionários.

Além da grande importância para a organização, a entrevista é fundamental para o colaborador desligado. Ele pode apresentar suas explicações que até então eram desconhecidas pela a empresa, além de deixar sua opinião sobre o local e pessoas com quem trabalhou.

A entrevista de desligamento não serve somente para colher informações do colaborador, mas também para criar um ambiente de acolhimento que faça com que o mesmo encerre sua trajetória dentro da empresa de forma positiva, amigável e com reciprocidade.

Como fazer:

O RH deve tomar todos os cuidados possíveis para tornar esse momento o menor incômodo possível, focando-se em resolver as questões levantadas e buscando sempre o objetivo final da entrevista que é o aprimoramento do ambiente de trabalho.

A equipe de RH que irá conduzir a entrevista sem a presença do líder, deve ser imparcial e deixar o profissional à vontade para fazer todas as suas pontuações. Apenas assim será possível transformar esse processo em algo relevante para a organização e contribuir para futuras melhorias.

Entretanto, é essencial que o RH espere o momento certo para realizar a entrevista. Busque dar um tempo para o ex colaborador “processar a informação”. A realização de uma entrevista muito perto do momento da demissão tende a ser infrutífera, tanto pela não participação como pelo exagero da situação relatada.

O que fazer além da pesquisa:

É importante entender que a empresa precisa oferecer suporte, apoio e o colaborador precisa se sentir acolhido para fechar este ciclo na empresa da maneira mais saudável e positiva possível. Para isso, sugere-se que esta reunião com o RH envolva mais do que perguntas de uma entrevista. Seguem algumas sugestões:

• Ofereça escrever uma carta de recomendação para o funcionário, exceto em situações que a demissão for por justa causa;
• Caso seja possível para a empresa, conceda a continuação do benefício do plano de saúde por um período determinado;
• Outro benefício que pode ajudar o colaborador nesse momento é o da cesta básica. Caso a empresa possa mantê-lo também é uma opção amenizadora;
• Ofereça a ajuda da empresa para manter relacionamento com outras instituições para auxiliar o colaborador em sua recolocação no mercado;
• Encaminhe o ex-funcionário a empresas de recrutamento;
• Ofereça e estimule o colaborador com convênios em clínicas psicológicas para incentivá-lo a buscar novas oportunidades;
• Tenha convênios com empresas de treinamento, assim é possível oferecer ao ex-funcionário cursos em outra área.
• Ofereça o auxílio de analisar o currículo da pessoa e ajudar a atualizá-lo para aumentar a qualidade do mesmo e, consequentemente, aumentar suas chances de recolocação.