Esse novo papel estratégico na gestão de pessoas faz com que o RH seja diretamente responsável pela satisfação e resultados dos funcionários da empresa. Entretanto, para que isso aconteça, é preciso criar estratégias para otimizar a produtividade do próprio RH.

Aumentar a produtividade deste setor tão crucial para os negócios é o primeiro passo para a sua empresa prosperar. A quantas anda a produtividade da sua equipe de gestão de pessoas? Quais são os gargalos que estão impedindo a alta performance? Isto pode ter a ver com muitas questões, desde a ausência de metas claras até a falta da implementação de tecnologias.

Mais importante do que a velocidade é a direção. Muitas vezes estamos colocando muita energia e uma determinada atividade ou projeto, mas eu não consigo chegar ao meu objetivo pois não tracei corretamente minha direção.

A maior angustia das pessoas não é sentir que estão evoluindo devagar, e sim sentirem que não estão dando nem sequer um passo.

BENEFÍCIOS

- As coisas realmente saem do papel e paramos de procrastinar;

- É possível já ir mostrando resultados para a empresa e isso torna muito mais fácil a argumentação de aumento de equipe, por exemplo;

- Aumentando produtividade, o tempo é melhor aproveitado para projetos estratégicos. E consequentemente, com projetos estratégicos se diminui o retrabalho – o que faz com que o tempo seja ainda melhor aproveitado;

OBJEÇÕES

A maior batalha que traçamos é com nós mesmos – livro The winner game of tennis (ganhar o jogo em si e o jogo contra ele mesmo).

Lei de Emmet – achar que a atividade é maior do que realmente é. Isso nos faz procrastinar e sofrer antecipadamente por aquela atividade. A energia que perdemos sofrendo antes imaginando como vai ser a atividade é maior do que a energia de efetivamente executar a atividade. Isso faz com que percamos mais energia do que o necessário.

COMO FAZER

Saber seu objetivo

Para que não sabe para onde vai, qualquer caminho serve – é um quebra cabeça. Existe um ponto A, que é o momento atual, e existe um ponto B. Este ponto B é exatamente o que você deseja atingir como profissional, para onde você está indo.

Deste momento em diante, qualquer decisão que você for tomar será levando em consideração este referencial. Quando coisa que te desvie deste objetivo é um vilão da sua produtividade.

Além disso, entender qual é a motivação do seu objetivo. A partir do momento em que você tem uma motivação, conseguirá se manter no foco muito mais facilmente. Trace inicialmente 5 atitudes principais para que você comece a andar em direção ao seu objetivo, seu ponto B.

Falar não 

O dizer não para pessoas é importante para não perdermos o foco e nos sobrecarregarmos em nosso trabalho. A conotação negativa do NÃO está só na nossa cabeça, tudo depende da forma que é falada.

Dica: 1. Comece reconhecendo o sentimento do outro que está fazendo um determinado pedido / 2. Colocar sua posição, o seu lado / 3. Finaliza com uma sugestão de uma contraproposta. 

Exemplo: Eu entendo que este relatório deve estar sendo difícil para você, mas infelizmente neste momento eu estou no meio de uma atividade muito importante.. poderíamos marcar para depois?

Além disso, é importante dizer não para novas coisas e novas ideias que podem nos desfocar do nosso objetivo atual. Steve Jobs disse que pessoas de sucesso são aquelas que dizem não às tentações de perder o foco. 

Seja mais produtivo – adaptar para seu tipo de perfil

• Não ser multitarefas

Nosso cérebro não consegue prestar atenção em mais de uma atividade complexa ao mesmo tempo. Quando você está focado em uma atividade A e muda para uma atividade B seu cérebro demora em média entre 7 a 14 minutos para focar novamente. Se você fica alternando entre tarefas de um mesmo tempo você demora mais concluí-las no final das contas.

Uma pesquisa de Stanford diz que tentar ser multitarefas é sabotar nossa inteligência emocional, nos faz sermos pessoas menos criativas, diminui nossa capacidade de reflexão e ainda nos faz ficar viciados em irrelevâncias.

• Delegar

Existem as ocupações que são obrigatórias e as que são dispensáveis. Obrigações são atividades que não nos levam em direção ao nosso objetivo, mas algumas delas são obrigatórias como: pagar uma conta, ir ao médio, etc. Mas, existem aquelas dispensáveis como: redes sociais, conversas de corredor etc.

As ocupações dispensáveis, temos que nos policiar para diminuir. Já as ocupações obrigatórias podemos e devemos tentar delegar.

É o momento inclusive de analisar se de fato todas as atividades que você executa hoje são 100% necessárias. Muitas das vezes podemos excluir algumas tarefas da rotina.

• Interrupções

Estudos dizem que uma pessoa sofre em média 27 interrupções em um período de trabalho de 8 horas. Juntando isso com o fato de que nosso cérebro demora para focar novamente, perdemos um tempo precioso por dia.

As interrupções acontecem pelas pessoas que trabalham conosco, pelas redes sociais e etc. Nosso desafio então é diminuir a quantidade de interrupções. Uma boa ação é tirar as notificações do celular para olhar somente nos intervalos. Com relação as interrupções das pessoas com quem você trabalha, você pode criar e combinar uma forma de sinalização para comunicar o momento em que você não quer ter interrupções.

• Ter uma agenda 

“Se você não tem agenda, você vira agenda dos outros”. A intenção é que você determine como funcionará sua agenda, para que você não esteja sempre à disposição da disponibilidade alheia.

É importante que você separe suas atividades de acordo com o que é melhor para você. A melhor metodologia se chama DRD – descarrega/reúne/distribui.

Desta forma você irá escrever/descarregar todas as atividades de demanda que possui, reunir estas atividades em grupos semelhantes e distribui estes grupos nos seus períodos diários. O que fugir disso, serão exceções e não a regra.

Planejamento

É importante entender que você não precisa necessariamente implantar um projeto todo de uma vez só de maneira rápida. Você não só pode, como deve, inserir aquele novo projeto dentro da sua realidade fazendo um planejamento que seja possível ser executado. Mesmo que demore mais, é mais importante um projeto “sair do lugar” do que ficar esperando o “momento perfeito” chegar. 

Planeje aquele projeto com o passo a passo dentro de prazos plausíveis e insira isso em sua rotina. Terminado um projeto você parte para outro e assim consecutivamente. Desta forma você garante que, dentro da sua realidade, será possível progredir a implantação do RH que seja realmente completo.