O processo de desligamento de um funcionário (ou offboarding) seja por escolha da empresa ou por escolha do próprio empregado, é sempre um assunto delicado e requer alguns cuidados para que não gere repercussões negativas.

Este sempre foi um assunto que, em minha visão, precisa ser tratado com maior prioridade dentro das empresas. Agora mais do que nunca, já que estamos um momento em que muitas empresas precisaram viver essa prática com maior contato.

Enquanto muitos RHs e empresas focavam suas prioridades no recrutamento ou em ações internas de clima, a gestão de desligamento costuma ficar longe da prioridade. Por este motivo, é primordial falarmos sobre isso.

Antes de mais nada, gostaria de me apresentar! :)

Meu nome é Elissandra da Mata e eu ajudo profissionais de RH a se tornarem referência no melhor modelo de gestão de pessoas da atualidade.

O processo de desligamento representa o encerramento de um contrato de trabalho e pode afetar diretamente às expectativas da empresa em relação ao empregado ou vice-versa. Por esse motivo, é essencial que a equipe de RH esteja preparada para conduzir essa tarefa de forma correta e o mais amigável possível.

Importância do Processo de Desligamento

Muitas empresas ainda não conseguem perceber a importância de desenvolver um processo de offboarding bem-sucedido. Entretanto, assim como o processo de onboarding, que recebe muita atenção do RH, o desligamento deve receber os cuidados adequados para evitar contratempos.

Os principais problemas nessa situação, são os atrasos das tarefas e processo que eram desenvolvidas pelo funcionário em questão, mas podem chegar a situações mais graves, como a geração de uma imagem negativa da empresa no mercado, dificultando as novas contratações.

Pode-se evoluir para riscos ainda maiores como ações trabalhistas ou exposição de assuntos internos e sigilosos da empresa.

Por este motivo, separei 7 dicas neste artigo que irão te dar a base necessária para criar um processo de desligamento assertivo:

1.Preparando os Líderes para o processo de Desligamento.

Como os líderes são os responsáveis diretos pelo processo de desligamento de um colaborador, eles devem ser treinados para lidar com esta situação da forma mais assertiva possível, independetemente se o colaborador está sendo desligado ou está pedindo demissão.

A comunicação da demissão e as explicações necessárias devem ser feitas pelo superior responsável pela equipe do ex funcionário. Ele deve explicar os motivos de forma objetiva e transparente, e estar preparado para responder às perguntas feitas por seu time sobre esse assunto.

2. Ações a serem tomadas antes do desligamento:

Antes do desligamento é importante haver uma preparação de ações que tornarão o processo menos desgastante tanto para a empresa, quanto para o funcionário. Além disso, são ações que deixarão o ambiente mais propício e organizado para tal.

Decisão final: o comunicado sobre a demissão ao funcionário deve ser apenas após a decisão do desligamento ser efetivamente tomada com cuidado. Portanto, é importante avaliar bem a situação por meio de análises feitas sobre o desempenho do colaborador e ter a certeza de que ele já teve todas as oportunidades possíveis de melhora.

Preparação do colaborador: a demissão não deve ser um processo ocorrido de uma hora para outra. Os superiores precisam alertar o profissional sobre o seu desempenho e dar oportunidades para que ele apresente melhorias. Dessa forma, caso o processo de desligamento tenha mesmo que acontecer, o funcionário não será pego de surpresa.

União da documentação necessária: antes do desligamento, o RH deve preparar toda a documentação necessária para dar embasamento. Isso é extremamente importante, pois não deixa nenhuma lacuna para o funcionário tentar entrar com algum processo trabalhista no futuro.

Rescisão: algumas questões devem ser resolvidas antes do momento do processo de desligamento, como último salário, qual será o procedimento com relação a objetos de trabalho que estão em posse do colaborador, se ele poderá cumprir aviso prévio ou não, entre outras informações que podem auxiliar o processo.

Proteção da empresa: por mais que um funcionário desligado seja considerado confiável e seja muito conhecido por sua equipe, a empresa precisa tomar todos os cuidados no processo de demissão. Realize backups de todos os arquivos do colaborador que será desligado antes de comunicar a demissão e suspenda seu acesso às informações da organização assim que o desligamento ocorrer.

3. Ações a serem tomadas durante o desligamento

O momento do desligamento costuma ser desagradável e desconfortável para ambos os lados. Deixar o ambiente mais favorável e o clima mais leve pode ajudar.

Não contrate empresas terceirizadas: o processo de desligamento de um funcionário é uma tarefa muito pessoal e não deve ser delegado a outro departamento ou empresa terceirizada, deve ser feita pelo chefe direto do funcionário com o auxílio do RH - Salvo exceções.

Prefira o começo da semana: de acordo com estudiosos do assunto realizar o processo logo no começo da semana é favorável à empresa, que estará disponível para responder às possíveis questionamentos e inseguranças dos demais colaboradores da equipe sobre a questão, além de ser mais fácil para o colaborador desligado, que poderá tomar todas as providências necessárias durante a semana, ao invés de ter de esperar o final de semana passar.

Prefira o final do dia: também é recomendado por especialistas que o desligamento seja feito ao final do expediente, para que o colaborador desligado já possa ir direto para casa digerir tudo com calma e com privacidade, ao invés de ter que passar o dia em contato com seus colegas após o desligamento (em casos em que o colaborador irá cumprir aviso).

Seja profissional ao chamar o colaborador: é extremamente importante que o momento de chamar o funcionário seja formal. O responsável pelo processo deve ligar ou ir diretamente a mesa da pessoa que será desligada para pedir que vá até a sala específica. Neste momento é importante buscar não antecipar a situação, sendo o mais breve e natural possível.

Escolha do ambiente adequado: o local da reunião de desligamento também deve ser bem pensado. Priorize ambientes fechados para evitar que o funcionário sofra qualquer tipo de exposição e constrangimento desnecessários. É ideal que um colaborador do RH esteja presente em casos que a empresa suponha que o momento do desligamento possa gerar algum tipo de conflito.

Deixe tudo esclarecido: logo no início da reunião explique o motivo do colaborador estar ali e quais são as razões da empresa para o desligamento. É fundamental explicar de forma clara e breve a causa da demissão para não confundir o colaborador e também não deixá-lo "no escuro".

4. Ações a serem tomadas após o desligamento:

Após o desligamento do colaborador, o processo ainda não acabou! Seguem alguns pontos importantes a serem avaliados após o desligamento:

Comunicar toda a equipe: para evitar que rumores se espalhem, é importante que uma declaração oficial seja realizada pela liderança da equipe, esclarecendo os motivos do desligamento do colaborador e respondendo as possíveis perguntas que possam surgir.

Avaliação interna: é importante ressaltar que, na maioria das vezes o erro não foi apenas da pessoa demitida, a empresa pode ter sua parcela de culpa em relação a seus processos, como o processo de integração, a liderança, a motivação da equipe, entre outros. Portanto, é necessário fazer reflexões, como: “Nossos processos estão realmente prontos para escolher a pessoa certa, realizar treinamentos e medir desempenho?” Avalie o que pode melhorar para reduzir casos futuros de demissão.

Planejar o período de cumprimento de aviso do colaborador: Para muitos este momento é de constrangimento e desconforto. Para a empresa envolve riscos, principalmente quando a pessoa está com raiva ou descontente. Planejar quais atividades a pessoa irá fazer para proteção de documentos e informações importantes para a empresa, bem como para a proteção dos sentimentos do colaborador é de extrema importância.

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