Você certamente já teve a sensação de que precisa estar constantemente ativo, mergulhado em inúmeras tarefas e com um check-list infinito para ser produtivo, não é mesmo? Muitos de nós fomos levados pela ideia de que a produtividade está diretamente ligada à quantidade de coisas que conseguimos resolver em um dia, uma semana ou um mês. Estabelecemos metas, estruturamos projetos e criamos uma rotina que frequentemente nos leva à exaustão porque, afinal, acreditamos que só assim seremos bem sucedidos.

Hoje em dia é normal ver uma pessoa com a agenda lotada de tarefas e compromissos e pensar que isso é coisa de gente importante, influente e produtiva. Mas, no final das contas, nossa rotina precisa ser assim? O que de fato é produtividade e quais os cuidados precisamos ter para que ela não se torne uma ameaça?

1. Clareza e Identidade

Definição de produtividade:

• Produtividade não é fazer muitas tarefas num dia, mas é fazer a(s) coisa(s) certa(s) para você, com consistência e dentro das suas possibilidades;
• Tenha clareza a respeito da sua identidade: que tipo de pessoa você almeja ser?
• Construa uma visão clara para a sua vida e carreira. 

Erro 1: focar nas coisas que você gostaria de ter e agir ou deixar de agir em função do que você tem (ex: equipamentos, equipe, tempo).

Erro 2: focar nas tarefas e querer construir uma carreira em cima das coisas que você faz.

Correto: construir a sua identidade e focar na pessoa que você precisa ser para fazer o que for preciso e para conquistar as coisas que gostaria de ter. Que tipo de pessoa você precisa ser para ser mais produtivo? Agora que você já sabe isso, que tarefas precisa fazer para se tornar essa pessoa?

2. Maturidade

Produtividade requer maturidade, porque está intrinsecamente relacionada à tomada de decisões.

• Guardar o sim para aquilo que for essencial/fundamental;
• Dizer não quando necessário;
• Ignorar o seu Ego (ser tido como prestativo e colaborador pode massagear seu ego) e o dos demais (atender às demandas de todos o tempo todo, ajuda a inflar o ego dessas pessoas, pois as faz crer que são poderosas ou influentes);
• Conversas adultas com seu gestor e pares.

Coisas que você pode fazer (40% do seu tempo, no máximo) x Coisas que você deve fazer (60% do seu tempo, no mínimo)

Todo trabalho bem realizado precisa de espaço para trabalho individual focado, reflexão cuidadosa e tomada de decisão. Você não é uma máquina, portanto, se você quer assegurar sua empregabilidade, não se comporte como uma máquina.

Ação x Reação (Criação x Responsividade)

Quanto do seu tempo no trabalho é destinado à reagir às demandas das outras pessoas? (Ex: resposta a e-mails, comparecimento a reuniões desnecessárias etc.). Você precisa fazer a transição urgente para o modo criativo de operar:

• Inicie seu dia off-line – escreva na sua agenda 1 única coisa que precisa acontecer no seu trabalho naquele dia para que você se sinta mais produtivo;
• Dedique os primeiros 15, 30 ou 60 min do seu dia a isso (método kaizen);
• Peça antes de dar – ao acessar seu e-mail, cuide primeiro dos seus interesses. Envie todas as suas solicitações de informações, cobranças, propostas e convites antes de começar a atender as demandas dos demais;
• Bloqueie de 1 a 2h hora por dia da sua agenda no outlook para trabalhar no seu principal projeto;

Comunicação Assíncrona

Desassocie sua agenda dos demais:

• Se possível, alinhe uma jornada de trabalho onde você começa de 30 min a 60 min mais cedo e use esse tempo para criar;
• Seja absurdamente contributivo no restante do tempo;
• Almoce em horários diferentes.

Nem tudo é urgente e você não é tão indispensável o tempo inteiro na empresa. No início pode ser desafiador, mas experimente: 1h para seu projeto, 2h para seus clientes, e vá alternando.

O empregado está lá para assegurar não só a continuidade (em CNTP) ou a sobrevivência (em crises) do negócio, mas para colaborar com o crescimento (melhoria contínua) do negócio. 

Steve Jobs quando retornou à Apple não focou em garantir a sobrevivência ou a continuidade do negócio que estava mal, ele focou seus esforços em crescimento, o que culminou no lançamento do iPod, que revolucionou a indústria de consumo musical e criou um mercado novo. Muito disso abriu caminho para o lançamento do iPhone, que revolucionou a telefonia.

3. Autoconfiança

A autoconfiança é muito importante para sua produtividade:

• Uma pessoa é competente porque realiza;
• Para realizar é preciso tomar decisões melhores; 
• Para tomar melhores decisões, é preciso confiar na sua capacidade de discernimento;
• Looping Confiança-Competência: confiança gera competência e competência gera confiança.

Produtividade é primeiro uma organização de si mesmo (identidade, pensamentos, crenças) e depois uma organização de tempo, orientada para a realização dos projetos de significado na sua vida.